Obbligo Fatturazione Elettronica tramite XML o PEC

22/10/2018

Fatturazione elettronica XML o PEC

L'obbligo a partire dall'1 Gennaio 2019 riguarda tutte le aziende italiane e gli scambi di beni e servizi B2B/B2C

Con la Legge di Bilancio del 2018 viene introdotto l'obbligo, a partire dal 1 Gennaio 2019, della fatturazione elettronica per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti privati (era già obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni).

Indice:

Fatturazione elettronica: Cos'è?

La fatturazione elettronica è la procedura digitale tramite la quale può essere emessa una fattura da parte di un soggetto possessore di Partita IVA, cercando in questo modo di ridurre la produzione cartacea di documenti e allo stesso tempo con l'obiettivo di combattere l'evasione e il "nero".

Generalmente, la fattura elettronica viene creata da un software (ad esempio un gestionale) che la compila in formato XML. Il documento deve quindi essere firmato digitalmente ed inviato tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Anche queste due operazioni solitamente vengono eseguite da un software.

Come inviare la Fattura Elettronica

Solitamente le aziende utilizzano un software che si occupa dei principali processi di invio al Sistema di Interscambio (SdI). Può essere il caso di un software gestionale che tramite pochi clic permette di convertire una fattura PDF in formato XML (oppure lo produce direttamente senza conversioni).

Per inviare la fattura elettronica, ci sono due strade, almeno nel caso dei B2B (quindi gli scambi tra Partite IVA):

  • Invio tramite Codice destinatario SDI, che è un codice univoco di accreditamento associato ad un determinato soggetto
  • Invio tramite mail PEC (Posta Elettronica Certificata), che tutte le aziende devono avere. È previsto l’uso del codice destinatario standard ‘0000000’. Se l'invio viene effettuato correttamente, la posta elettronica certificata ha valore legale.

Il sistema di Interscambio (SdI)

Il sistema di Interscambio (SdI) è un sistema informatico gestito dall'Agenzia delle Entrate che riceve le fatture, effettua dei controlli sui file ricevuti e inoltra le fatture al destinatario.

Vengono distinti tre tipi di file differenti: FatturaPA (XML), archivio ZIP e messaggio (XML conforme a un XML Schema).

Dopo i controlli da parte dell'SdI può essere restituita una:

  • Notifica di Scarto, nel caso i controlli non siano superati;
  • Ricevuta di Consegna se non ci sono errori;
  • Notifica di Esito Committente se l'intermediario segnala l'esito;
  • Notifica di Esito con Scarto esito Committente se l'intermediario segnala l'esito erroneamente;
  • Notifica di Decorrenza Termini se l'intermediario non segnala alcun esito entro 15gg

Visita la pagina dedicata nel sito dell'Agenzia delle Entrate

Codice SdI

Il Codice SdI è un codice univoco che può essere richiesto all'Agenzia delle Entrate e viene generalmente assegnato a dei soggetti che svolgeranno la funzione di intermediario. Il codice SdI può essere:

  • a sette zeri (0000000) con casella PEC: quando viene indicato il codice a sette zeri insieme alla casella PEC, il Sistema di Interscambio provvede a inviare alla PEC indicata la fattura elettronica
  • a sette zeri senza casellea PEC: se il codice è a sette zeri ma manca l'indicazione della PEC, la modalità di recapito della fattura è scelta dal destinatario
  • a sette caratteri che non siano sette zeri o sette "X"
  • a sette "X": codice utilizzato per indicare al Sistema di Interscambio che la fattura è inviata a solo scopo di notifica e non è necessario l'inoltro della fattura stessa
  • a sei caratteri (codice IPA): questo codice riguarda le Pubbliche Amministrazioni

Il codice SdI è univoco per gli intermediari, ma può essere usato da più utenti finali.

Poniamo questo esempio: Una software house che crea un gestionale per la produzione delle fatture elettroniche, avrà effettuato la registrazione per ottenere il codice SdI. Questo codice sarà poi utilizzato dai clienti della software house e comunicato ad aziende terze (ad esempio un fornitore di servizi) i quali a loro volta utilizzeranno tale codice per inviare la fattura al cliente. A questo punto la fattura passa attraverso il Sistema di Interscambio che la consegna al "cassetto" associato al codice.

A chi è rivolto l'obbligo di Fatturazione Elettronica?

La Fatturazione Elettronica riguarda le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati stabiliti, residenti e identificati nel territorio dello Stato Italiano, sia nei confronti di operatori IVA (B2B), sia verso i consumatori finali (B2C)

Soggetti esclusi dall'obbligo di Fatturazione Elettronica

I soggetti esclusi dall'obbligo della Fatturazione Elettronica sono quelli che appartengono al regime forfettario oppure al regime dei minimi o regime di vantaggio, e i piccoli agricoltori che erano già esenti dall'emissione della fattura.

Sono esenti inoltre gli scambi di beni e le prestazioni di servizi effettuati verso soggetti non residenti, comunitari ed extra comunitari.

Cos'è la Firma Digitale

Per Firma Digitale si intende quel tipo di firma elettronica che corrisponde alla Firma di tipo cartaceo, con la differenza che invece di scrivere a mano con una penna su un foglio di carta il proprio nome e cognome, si utilizza un dispositivo elettronico (come una smart card o una chiavetta USB) il quale contiene un certificato digitale che rende la nostra firma autentica, integra e con valore legale.

Esistono vari fornitori che offrono servizi per la firma digitale. L'AGID, l'Agenzia per l'Italia Digitale, ha un suo elenco di prestatori fiduciari di firme elettroniche.

Cos'è un file in formato XML

Il file XML è un tipo di documento scritto nel metalinguaggio XML (eXtensible Markup Language) che ha l'obiettivo di dare una struttura ben definita ad un documento tramite l'uso di campi semantici "personalizzati".

Chiunque può creare un file XML, ma nel caso della Fatturazione Elettronica il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate verificherà che i file XML inviati dai vari soggetti (aziende) rispondano a determinati requisiti: ecco quindi perchè ci sono dei controlli sui file e possono essere restituiti degli errori.

In genere questi file vengono creati automaticamente da un software, soprattutto perchè una normale azienda non è in grado di scrivere da sè un documento di questo tipo, che ha infatti un formato ben preciso e delle regole da rispettare, ad esempio i campi sono case-sensitive, cioè c'è differenza tra minuscole e maiuscole, quindi per un utente inesperto può essere facile commettere errori.

Documenti

Scarica la guida dell'Agenzia delle Entrate (PDF)